Как се сформира добър екип?
Как се сформира добър екип?
Виолета Загорова, психолог
Добрият екип е от изключително значение за работата на една организация. Технически, екипът е съвкупност от служители, подчинени на един и същи началник. В същността си обаче, екипът е много повече от това. Той е група от хора, които работят за една обща цел. Работата в екип е успешна, когато тя осъществява със сътрудничество, синергия, гъвкавост, разбиране и доверие.
В днешния динамичен и дигитализиран свят екипната работа спомага за повишаване на продуктивността и резултатите. Грешките се открояват по-бързо и повече умове дават свежи идеи за подобряване процесите на работа. Изграждането на стабилен, сплотен екип е важна предпоставка за дългосрочни резултати и добра производителност.
Необходимо е добрите лидери да следват 6 ясни стъпки при формирането на екип.
1. Определете ясно целите на екипа и критериите, по които ще бъде оценявано тяхното представяне. Те трябва да са тясно свързани с дългосрочните цели на компанията и да бъдат добре обмислени спрямо дейността й. Лидерът трябва да поставя реалистични цели!
2. Ако инвестирате правилния тип човек, дори да няма достатъчно компетенции, ще се ориентира бързо в работата. Обърнете внимание на работната и лична етика, както и на желанието на човека да усвоява нови умения и знания. Изберете човек, който да пасне в екипа, да има работни и житейски нагласи, подобни на колегите (и лидера). Ако назначите няколко много компетентни служители, които нямат обща нагласа има риск да не съумеят да работят добре заедно.
3. Правете анализ на резултатите и определете кои са хората, които ще ви държат в бизнеса. Има четири категории служители, спрямо нивото на представяне:
Блестящи служители - топ 10% и най-добрите в компанията. Това са тези няколко души от персонала, които надхвърлят очакванията. Те са най-малко на брой, но блестят сред останалите със своите резултати, креативност, лидерство и качество на работа.
Служители с високи постижения- това са 20-30% от персонала. Те също постигат добри резултати, но получават по-малко обратна връзка, защото често биват засенчени от блестящите служители. Те са най-застрашени да бъдат „откраднати" от конкурентна фирма.
Служители с постоянни постижения - 40-50%. Не са добри лидери, но са лоялни, работят добре и изпълняват задачи добре. Те представляват най- голям сегмент от работната сила в организацията, но тъй като не изпъкват толкова силно, често работата им остава неоценена. Добрият лидер връща позитивна обратна връзка и възнаграждава натрупаните постоянни постижения регулярно във времето.
Служители със слабо представяне - 15-20% от персонала. Това са погрешно наети или неподходящи за своята работа служители, които не достигат необходимия стандарт на продуктивност. На тях им отнема дълго време да се справят със задачите и не изпитват особено удовлетворение от дейността си.
Невъзможно е да изградите идеално ефективен екип с бляскаво работно представяне. Важно е обаче да имате реална преценка и да разпознавате служителите, в които си струва да се инвестира, както и тези, които трябва да бъдат пренасочени към различни позиции. Добрият лидер си дава сметка за силните и слабите места в екипа и е готов да работи за баланса между тях.
4. Помислете защо добрите служители напускат! След като сте направили необходимият анализ, е възможно да видите, че блестящите работници, както и тези с високи постижения, си тръгват. Бъдете откровени пред себе си и опитайте да се поставите на тяхно място, докато обмисляте вариантите:
Не виждат връзка между работата си и заплащането. Освен сътрудничество, в екипите винаги се появява и сравнение. Ако служителят вижда, че труда на други колеги е по-високо оценяван, може да се появи усещане за несправедливост.
Не виждат лично израстване или нови възможности. А когато не ги виждат, решават, че ги няма. Добрият мениджър винаги помага да се очертаят цели, желания за развитие регулярно от самото начало. Обсъжда и потенциални възможности. Напомня за дотук изминатия трудов път и ясно показва израстването на служителя.
Не усещат, че това, което правят е важно, значимо, ценно за останалите и на организацията. Това намалява ангажираността и мотивацията, което води до по-ниска ефективност и липса на смисъл.
Не успяват да използват силните си страни- не са подходящи за позицията.
Имат неясни или нереалистични очаквания. Добрият лидер се стреми да дава ясни, реални, искрени обещания.
Токсичен мениджмънт- очакване за лични жертви, продължителна криза, просрочено работно време, неадекватни срокове. В някои компании се създава т.нар. „Култура на жертвеност“, в която се очаква служителите да работят извънредни часове, да правят компромиси с личното си време и ресурс, за сметка на целите на компанията. В тези организации работниците често се разболяват, понякога достигат до бърнаут и депресия, нямат креативност и енергия, личният им живот страда. В този пагубен климат служителите стават зависими и пасивни, което влошава резултатите на компанията.
5. Изградете стратегия за задържане на добрите служители.
Задържането на правилните хора е пряко свързано с удовлетворението на служителите и се състои от 4 основни компонента. Важно е да инвестирате в стабилен процес по подбор на кадри, за да започнете с правилните хора. Колкото повече внимание обърнете на този процес, толкова по-силна ще бъде възвращаемостта на тази инвестиция. След като се уверите, че сте избрали добро допълнение на своя екип, създайте предразполагаща, вдъхновяваща и подкрепяща обстановка. Така човекът ще може се интегрира и отпусне, но и да се докосне до естеството на работата. Важно е новият служител да бъде въведен в една предвидима, ясна йерархия, да знае към кого трябва да се обърне при нужда от отговори. Границите и правилата, които поставите в началото, са основата на това ново трудово взаимоотношение и са от изключителна важност. В следващите седмици и месеци покажете заинтересованост, потърсете и дайте обратна връзка от служителя. Бъдете ментор, подкрепа и забелязвайте успехите, за да поддържате ангажираността към работата. Положете усилие да създадете благоприятен работен климат, където вашите служители не само да виреят, но и да процъфтяват.
Различни неща могат да се объркат при подбора на кадри и могат да възпрепятстват правилния избор. Най-честите препъникамъни в процеса са: предпочитания на лична основа; спешност от запълване на позицията; избор изцяло на база квалификации (без потенциал за развитие). Критериите за избор трябва да бъдат ясни, конкретни и разбираеми. В идеалния вариант подборът се извършва от няколко различни човека, обединени около тези критерии, за да може да се избегне взимане на решение на емоционална основа.
Важно е да има гъвкавост при дефиницията на позицията. Добрите работници искат добра работа, а когато са на лоша позиция си тръгват или стават по-малко продуктивни. Важно е работодателят да умее да идентифицира плюсовете и минусите на един служител. След като е видял какво го вдъхновява, да търси начини да дава повече задачи, в които работникът да може да прояви своя талант и креативност.
За съжаление винаги съществува риск добрият служител да напусне, защото животът е непредвидим. Светът е динамичен, хората стават все по-мобилни, търсят повече гъвкавост и все по-добри условия. Понякога се случват извънредни обстоятелства и дори и удовлетворен, служителят се принуждава да потърси друго работно място. Тези “изоставяния” са неприятни за всеки работодател, но могат да бъдат разглеждани като възможност да получи обратна връзка за истинската причина за напускане и да помисли за бъдещи промени.
Компаниите, които акцентират върху служителите си, а не върху клиента, доказано постигат по-добри резултати. Уверявайки се, че служителите са удовлетворени, мениджмънта създава предпоставки за това те да обслужват клиентите с по-положително отношение и да носят повече печалба за бизнеса.
Правилното възнаграждение е основно (но не единствено) мерило за постигнати резултати, което често помага служителите да се чувстват полезни и да виждат смисъл в работата си. Парите не купуват лоялност и не са гаранция за изпълнени задължения, но пък са чудесен начален тласък за действие.
Материалните стимули задвижват колелото на мотивацията, но хората най-основно имат нужда от усещане за смисъл и за принадлежност. Всеки служител трябва да усеща, че това, което върши, е от значение за компанията, както и за самия него. Успехите трябва да бъдат назовавани и поощрявани. Ръководството трябва да дава пример с ангажираност, ентусиазъм и да присъства активно в работния процес.
Създаването на чувство за принадлежност става постепенно и започва още от ден първи. В началото новият служител има нужда да усети предразполагащо отношение от страна на компанията и екипа. Уверете се, че има кой да ориентира новото попълнение и да разкаже подробно за работния процес. Покажете ентусиазъм и се уверете, че сте осигурили всичко необходимо- компютър, телефон, бюро и т.н. Не оставяйте човекът да чете дълги правилници и да попълва документи, без възможност за контакт с новите колеги. Бъдете там и се постарайте да го подкрепите с топло отношение!
След като изградите добър рапорт с новия служител в първите дни, започнете да надграждате с нови задачи и предизвикателства. Наблюдавайте как ги посреща и преценете честотата, с която биха били мотивиращи за човека.
Бъдете открити, когато виждате позитивни резултати и интересни идеи и не пропускайте всяка възможност за поощряване. Нека се очертае ясно връзката между наградите и конкретните постижения. Обрисувайте пътя на кариерно израстване заедно със служителя, като се уверите, че сте наясно с неговите желания, цели и интереси. Несъмнено трябва този път да пасва с целите и интересите на компанията. Ако видите, че някой не се справя добре на дадена позиция, защото има потенциал за друго- насочете го в посоката, която смятате за подходяща, с търпение, без да се налагате. Поканете човека да пробва и да се види в нова роля, така решението ще дойде от само себе си.
След като сте се постарали да наемете правилните хора и да ги подкрепите в работния процес, вашата работа е да им предоставяте необходимите инструменти, обучения и възможности за развитие, за да бъдат инициативни в своето собствено развитие, както и в развитието на компанията.
Мислете дългострочно! Ако един служител започва да прекарва много извънредни часове работейки и постига много добри резултати, трябва да го поощрим, нали? Той работи много, постига резултати, това носи по-големи печалби на компанията…в момента. Трябва да се запитаме какво се случва с този човек, да не би да минава през трудности в личния си живот и да се опитва да компенсира с работа. Дали може да поддържа това темпо още 10-20 години, например? Най-вероятно отговорът е НЕ. Ако мислим за бизнеса си дългосрочно и за служителите си като за активи, в които сме инвестирали, е важно да се загрижим дали този работник няма да прегори.
Забавлявайте се в трудовия процес! Често офисът е токсично място, на което персоналът чака да мине времето и стои на щрек. Гонят се срокове, натрупва се напрежение, припряност и стрес. Това не само не помага на продуктивността, но и стопява дори и последните капки мотивация. Работата може да бъде удоволствие, когато е поднесена по приятен начин, във ведра атмосфера. Погрижете се пространството да бъде уютно, разговорите да бъдат приветливи и водени с позитивно отношение. Забавлението може да бъде под формата на дейности или събития, които се организират от компанията, но може да бъде и спонтанно. Понякога просто трябва да позволим екипа да се забавлява, за да отворим пространство за позитивни преживявания.
Организирайте срещи на екипа в работен и извънработен контекст и създавайте възможности за сближаване между членовете му! Някои лидери избират планирани тийм билдинги с нощувки, други правят благотворителни събития на открито с добра кауза. Вие познавате своите хора най-добре и можете да подберете най-подходящите условия, така че да се получи едно забавно и свързващо преживяване!
6. Последна поред, но фундаментална стъпка за изграждане на добър екип- Проявете доверие в морала, компетенциите и потенциала на служителите си! Това не означава да вярвате сляпо и да ги оставяте без никаква супервизия или да не реагирате, ако виждате, че ви лъжат. Важно е процесите да бъдат следени и да имате увереност и спокойствие, че работната дейност се движи в посоката, в която искате. В крайна сметка човек показва истинската си същност, когато му се даде свобода за изява.
Ако случайно сте направили грешен избор при подбора, по-добре да го разберете по-рано, отколкото късно. Осигурете си лично спокойствие, че когато се наложи да отсъствате (повярвайте, ще се наложи все някога), организацията ще може да оцелее и да постига резултати и без вас!
